社会保険労務士事務所ROOTs

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個人情報保護方針

 

基本方針

当事務所は、業務上取り扱うすべての個人情報の適切な保護の重要性を十分に認識し、個人情報に関する法規制等を遵守するとともに、お客様の個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、以下に示す方針に則り個人情報保護に取り組みます。

  1. 個人情報は適切な手段で取得します。また、法令等に基づく場合を除き、特定した利用目的の範囲でのみ利用いたします。目的外利用を行わないために、防止する措置を講じます。さらに、法令等に基づく場合を除き、本人の同意なく第三者に提供することはありません。

  2. 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、または、き損の防止並びに是正のために、適切な安全管理措置を講じます。

  3. 個人情報に関するお問い合わせや苦情相談の窓口を設け、誠実に対応いたします。

  4. 個人情報の取扱いに関する法令、条例、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。

  5. 個人情報を保護する仕組みを継続的に改善いたします。

  

個人情報の取り扱いについて

1.「個人情報」の定義

当方針にいう「個人情報」とは、お客様の氏名、生年月日、電話番号、メールアドレス、住所、勤務先等で、このうちの1つ又は複数の組合せにより、お客様個人を特定できる情報とします。

2.個人情報の利用目的について

当事務所が取得した個人情報は、次の目的で利用します。

1)お客様・お取引先等から委託された個人情報

社会保険、労働保険等の届出書類作成等に係る各種代行業務、人事労務等に係る各種相談業務、その他給与計算、就業規則作成、各種保険サービス等に係る当事務所業務遂行のため

2)資料請求やお問い合わせを頂いた方の個人情報

お問い合わせへの対応及び当事務所サービスに関するご案内のため

3)お客様・お取引先の情報(委託された個人情報を除く)

お客様・お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等のため

4)当事務所が主催するセミナー等の参加者の個人情報

セミナー等の参加者に対する連絡・確認及び報告書・提案書等作成のため

 

当事務所は、次の場合を除いて、個人情報をお客様の同意なく上記目的以外には利用および第三者へ開示しません。
(ア)お客様の同意がある場合
(イ)法令に基づく場合
(ウ)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
(エ)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
(オ)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

3.第三者の範囲

当事務所は、前述のとおり、第三者へお客様の個人情報を開示しません。
ただし、次の場合には、第三者への開示に該当しないものとします。なお、当事務所が個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合、当該個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

(ア)利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
(イ)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
(ウ)個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される 個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、予め本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いている場合

4.個人情報の取り扱いの外部委託について

当事務所は、ご提供いただいた個人情報について、上記利用目的を達成するために、業務委託先等に開示する場合があります。開示する個人情報の管理については、当事務所の「個人情報保護方針」及び各種諸規定に基づき、個人情報の安全管理措置等の実施について、委託先を適切に監督します。

5.本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果について

個人情報を当事務所に提供することは任意ですが、本方針内容の全部または一部に同意せず、個人情報を提供されない場合は、上記の利用目的を達成できない場合があります。

6. 社会保険労務士と守秘義務

社会保険労務士は、社会保険労務士法第21条において、さらに厳しい守秘義務を課されております。

<社会保険労務士法第21条>開業社会保険労務士又は社会保険労務士法人の社員は、正当な理由がなくて、その業務に関して知り得た秘密を他に漏らし、又は盗用してはならない。開業社会保険労務士又は社会保険労務士法人の社員でなくなった後においても、また同様とする。

7.関係法令及びその他の規範の遵守について

当事務所では、取得した個人情報に関して適用される法令及びその他の規範に遵守いたします。
また、日本国の従うべき法令その他の規範の変更にともない、本方針を改定することがあります。その際は、顧問先の皆様へは郵送で、その他のお客様等に関しては当事務所ホームページに掲載するなどで直ちにご案内いたします。なお、本方針の内容は、ホームページへの掲載日以降適用するものとします。

8.開示等の請求手続きについて

当事務所がご本人様又はその代理人様から、当事務所が保有する開示対象個人情報に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、“開示等の請求”という。)にご対応させていただく場合の手続きは、次のとおりです。

1)開示等の請求の申出先、開示等のご請求については、当事務所より「個人情報開示等請求書」及び「委任状」(代理人様による場合)をメール、FAX、または、郵送によりお送りいたします。請求書に所定の事項をご記入いただき、ご本人様であることを確認するための下記の書類(※)を添付の上、メール、FAX、または、郵送によりお送りください。なお、「個人情報開示等請求書」を当法人へ郵送する際には、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
※ 運転免許証、住民票、健康保険証の被保険者証コピー (コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい)等及びお名刺(2枚)

2)開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、「個人情報開示等請求書」に加えて、代理人様本人であることを確認するための下記の書類をお送りください。
(ア)運転免許証、住民票、健康保険証の被保険者証のいずれか1点のコピー (コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい)
(イ)委任状(ご本人様により委任状に実印があるもの)
(ウ)ご本人様の印鑑証明書

3)開示等のご請求に対する回答は、 請求者の請求書記載住所宛に書面による郵送、あるいはその他の方法(メール等)により回答いたします。

4)開示等の請求手続きにつき、手数料をお支払いいただくことはありません。

9.廃棄処分

お預かりした個人情報の法廷保持期間を経過し破棄するときは、シュレッダーを使用するか、専門の機密保護契約を結んだ外部業者に委託して行います。

10.お問い合わせ窓口

当法人の個人情報の取扱いに関するご意見・ご質問は、下記までお問い合わせください。

 

代表 社会保険労務士 小林 徹夫
電話 : 022-707-8231
E-MAIL : t-kobayashi@office-roots.com

 

制定 2018 年3月1日 個人情報保護管理者/社会保険労務士事務所ROOTs 代表 小林 徹夫